”Koppimaailmasta uusiin kohtaamisiin”

Ilona Erhiö ja Tuomas Kautto

Vantaan Energian uudelle toimitalolle myönnetty LEED Gold -ympäristösertifikaatti vahvistaa, että talo on tehty kestävän kehityksen hengessä viimeisintä tekniikkaa hyödyntäen. Suurin muutos on kuitenkin tapahtunut työntekemisen tavassa.

Kun henkilöstö muutti takaisin täydellisen muodonmuutoksen kokeneeseen toimitaloon heinäkuussa 2017, omia työpisteitä saati -huoneita ei enää ollut. Tämä oli toki ollut tiedossa jo ennalta, ja osa ihmisistä oli harjoitellut uudentyyppistä työelämää rakentamisen aikaisissa väistötiloissa.

Pääsäännöstä poikettiin vain muutaman yksikön, kuten palkanlaskennan ja tietoteknisen tuen, osalta. Sujuva työskentely yhteisissä tiloissa edellytti yhteisten pelisääntöjen noudattamista. Samassa pisteessä ei saanut tehdä töitä peräkkäisinä päivinä. Jokaisen työpäivän päätteeksi piste piti tyhjentää omista tavaroista, samoin kuin silloin, jos sitä ei tarvinnut neljään tuntiin.

Sähkömestari Tuomas Kautto Vantaan Energialta katsoo, että parasta muutoksessa on vapaus valita. Hän vaihtaa työpistettä useampaankin kertaan päivän aikana. ”Toimisto kulkee mukana. Minulla on repussa kaikki tarvittava.”

Kautto osallistui uuden talon rakennustöihin, ja osa teknisistä ratkaisuista oli hänen vastuullaan. Hän istuu mielellään eri puolilla rakennusta tarkkaillen samalla, pelaako tekniikka suunnitellusti. ”Pientä parannettavaa tietenkin löytyy, mutta kaikki havaitut puutteet ovat korjattavissa.”

Vantaan Energia Sähköverkot Oy:n puolella työskentelevä käyttöpäällikkö Ilona Erhiö korostaa Kauton tavoin uudistuksen tuomaa valinnanvapautta. ”Nyt on mahdollisuus olla missä vain, kun ei ole sidottu yhteen ja samaan paikkaan.”

Hyvistä työpisteistä ei ole pulaa, vaan tekemiselle löytyy aina tarkoituksenmukainen tila. Esimiehet ja johtajat vaihtavat paikkaa siinä missä muutkin. ”Kohtaamisia on nykyään ylipäänsä paljon enemmän kuin aikaisemmin, ja ne ovat paljon helpommin järjestettävissä.”

Erhiö ehti työskennellä yksin omassa huoneessaan 25 vuotta. Eri kerroksessa istuvien työtovereiden tapaaminen oli kaikkea muuta kuin spontaania. ”Se oli aika muodollista. Piti tiedustella puhelimitse, onko toinen paikalla ja sopiiko tulla käymään.”

Nykyään kaikilla on tietokoneella Skype-sovellus, jolla voi katsoa, missä toinen parhaillaan työskentelee ja onko hän vapaa vai varattu.

Moderni monitilatoimisto tarjoaa vaihtelevat tilat erilaisiin tarkoituksiin. Perustyöskentelytilassa on useita työpisteitä, mutta sielläkin on työrauha yhteisten pelisääntöjen ansiosta – toisin kuin vanhanaikaisessa avokonttorissa. Muutaman työasioihin liittyvän sanan saa vaihtaa, mutta jos on tarvetta pitempään keskusteluun, pitää tilasta poistua. Oikea osoite kahdenkeskisten palaverien pitoon ja pitkiin puheluihin ovat vetäytymistilat.

Erillisessä hiljaisessa työtilassa keskustelu ja puhelimenkäyttö ovat kiellettyjä, mutta sielläkin voi työskennellä samanaikaisesti muita ihmisiä. Jos haluaa vetäytyä tyystin omaan rauhaansa, on olemassa etätyömahdollisuus. Lisäksi on tiloja projektityöskentelyyn ja neuvotteluhuoneita monilukuisempiin kokoontumisiin.

Asiakaspalvelun puolella on pulinapäädyksi nimetty tila, jossa jatkuva keskustelu on sallittu; siellä työskentelevien ihmisten toimenkuvaan liittyy paljon puhelinkeskusteluja. Taukokahvilat, joita löytyy jokaisesta kerroksesta, tarjoavat oivalliset puitteet tutustua oman tiimin ulkopuolisiin työkavereihin.

Omassa kopissa ei opi uusia temppuja

Työtapojen uudistamisen tavoitteena oli Ilona Erhiön mukaan lisätä yhteistyötä, toisilta oppimista ja työnteon avoimuutta. ”Kun ihmiset ovat omissa kopeissaan, työntekemisen tavat eivät muutu. Paperipinot vain kasvavat ja keltaiset muistilaput lisääntyvät pöydillä.”

Näköala vaihtoehtoisiin tapoihin puuttuu, kirjaimellisesti. ”Yhteisissä tiloissa näet, miten toinen sen tekee. Samalla kynnys avun pyytämiseen ja antamiseen madaltuu koko ajan.”

Tuomas Kautto katsoo, että monitilassa hiljainen tieto siirtyy ihan eri nopeudella kuin menneessä koppimaailmassa. ”Ihmisten ikäjakauma ulottuu meillä vasta valmistuneista eläkevuosia lähestyviin. Tärkeä tieto välittyy vanhemmilta nuoremmille uudessa ympäristössä paljon jouhevammin.”

Ensi kertaa uudistussuunnitelmista kuullessaan Erhiö vastusti niitä voimallisesti. Jos häneltä nyt kysyttäisiin, haluaisiko hän omaan työhuoneeseensa takaisin, vastaus olisi kieltävä. ”Tajusin, että tullakseni tyytyväiseksi minun on haettava uusista asioista niiden hyvät puolet ja unohdettava ne asiat, jotka olivat mielestäni ennen paremmin. Maailma muuttuu, halusin tai en.”

Mitä tulee paperipinoihin, niitäkään ei enää ole. Työnteko on muuttunut digitaaliseksi. Printteriä Erhiö käyttää vain silloin, kun pitää panna nimi sopimukseen, ja matkalaskuihin kunnes järjestelmä saadaan uudistettua.

”Suurin osa asiakkaistamme haluaa asioida kanssamme sähköisesti. Jotta voimme kehittää heille digitaalisia palveluja, meidän täytyy osata käyttää niitä itse.”