Tietosuojaseloste: Turvallisuusrekisteri

1  Rekisterinpitäjä

Vantaan Energia -konserni
Vantaan Energia Oy ja
Y-tunnus: 0124461-3
Postiosoite: PL 95, 01301, Vantaa
Puhelin: 09 829 01
Verkkopalvelu: www.vantaanenergia.fi

Vantaan Energia Sähköverkot Oy
Y-tunnus: 2038408-0
Postiosoite: PL 95, 01301, Vantaa
Puhelin: 09 829 01
Verkkopalvelu: www.vantaanenergiasahkoverkot.fi/

2  Rekisteriasioista vastaava henkilö

Vesa Hynninen
vesa.hynninen@vantaanenergia.fi
Postiosoite: PL 95, 01301 Vantaa
Käyntiosoite: Peltolantie 27, 01300 Vantaa

3  Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Heidi Itkonen
Postiosoite: PL 95, 01301 Vantaa
Käyntiosoite: Peltolantie 27, 01300 Vantaa

4  Tietosuojakyselyt

https://tietopalvelu.vantaanenergia.fi/tietosuojavastaavalomake

5  Rekisterin nimi

Vantaan Energia -konsernin turvallisuusrekisteri

6  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on suojata omaisuutta, ennaltaehkäistä rikoksia, häirintää, ahdistelua ja epäasiallista käytöstä sekä auttaa jo tapahtuneiden rikosten, häirinnän, ahdistelun ja epäasiallisen käytöksen tai muun vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämisessä ja toteennäyttämisessä. Sen lisäksi tarkoituksena on varmistaa energiatuotteiden jakeluprosessien toimintaa ja lisätä työturvallisuutta. Henkilötietoja käsitellään myös sovellettaviin lakeihin sekä viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin liittyvien velvoitteiden noudattamiseksi. Lisäksi omavalvonnan yhteydessä tai virheselvityksessä voidaan käsitellä rekisteröityjen henkilötietoja.

Käsittely on tarpeen Vantaan Energia -konsernin (jatkossa VE) oikeutettujen etujen toteuttamiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

7  Rekisterin tietosisältö

Valvonnan piiriin kuuluvissa tiloissa ja piha-alueilla syntynyt tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden kuvaama kuva-aineisto ja muiden järjestelmien tuottama data henkilön kulkemisesta VE:n tiloissa.

VE kerää tiedot, joita VE:n tilojen käyttäjänä ja tiloista vastaavana tarvitsee henkilökuntaan, omaisuuteen ja asiakkaisiin kohdistuvan rikollisuuden ehkäisemisessä ja aiheutettujen vahinkojen vastuukysymysten selvittämisessä. Tietojen avulla VE voi huolehtia henkilöturvallisuudesta, kiinteistön kunnon ja järjestyksen ylläpidosta ja vahinkoa aiheuttaneiden vastuuseen saattamisesta. Tietoa kerätään vain asioiden hoitamisen kannalta tarpeellisista kohdista. Tietoa käytetään henkilöturvallisuuden sekä kiinteistön kunnon ja järjestyksen ylläpidosta huolehtimiseen ja vahinkoa aiheuttaneiden vastuuseen saattamiseen.

  • perustiedot rekisteröidystä (kuten nimet, syntymäaika, henkilötunnus, yritys)
  • yhteystiedot (kuten osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
  • yritysten yhteyshenkilöitä koskevat tiedot (kuten tiedot työnantajasta ja rekisteröidyn ammatillisesta asemasta);
  • kameratallenteet (kuten kuvamateriaali ja videotallenteet sekä auton rekisterinumero)
  • kulunvalvontatiedot
  • kulkulupatiedot
  • turvallisuusselvityksen tulos

8  Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti

  • VE:n valvontakameroista, josta on kerrottu kameravalvonnasta kertovilla tarroilla tai kylteillä.
  • VE:n kulunvalvontajärjestelmistä
  • VE:n työajan seurantajärjestelmistä
  • Puolustusvoimilta anotut ja saadut VAP-henkilövaraukset
  • Omavalvonnan yhteydessä
  • Rekisteröidyltä itseltään

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös viranomaisilta ja muilta kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.

9  Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta konsernin ulkopuolelle. Tietoja kuitenkin luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin rikosepäilytapauksissa poliisille sekä kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön, viranomaisten määräysten sekä toimialajärjestöjen ohjeiden sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisille. Kulunvalvonnasta ja sähköisestä avainjärjestelmästä voidaan sopimuserimielisyyksissä luovuttaa tietoja sopimuskumppanille.

10  Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä Tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tämän jälkeen tiedot poistetaan paitsi, jos lain tai osapuolten sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien mukaan olemme velvollisia säilyttämään tiedot.

Pääsääntöisesti tallennusajat ovat seuraavat:

  1. Kulunvalvontajärjestelmän kulkutiedot tallennetaan 400 päivää.
  2. Työajanleimaustietoja tallennetaan noin 5 vuotta.
  3. Sähköisen avaimen kulkurekisteri tallennetaan niin pitkäksi aikaa kuin henkilöllä on avaimen käyttöoikeus.
  4. Turvallisuusselvityksen valmistuttua siihen liittyvä henkilötunnus poistetaan. Tieto selvityksen valmistumisesta on säilytettävää tietoa työsuhteen tai palveluun tuottamisen liittyvän sopimuksen ajan. Turvallisuusselvitykset uusitaan 5 vuoden välein. Henkilön tiedot poistetaan kokonaan silloin, kun selvityksen piiriin liittyvä työsuhde tai palvelun tuottaminen henkilön osalta loppuu.
  5. Kamerajärjestelmiin tallennettua tietoa säilytetään automaattisesti niin kauan, kuin ne ovat tarpeen kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi, kuitenkin enintään 30 vrk ajan. Erityisen syyn (esim. suuronnettomuus, työtapaturmat jne.) vuoksi tallenteita voidaan säilyttää pidempäänkin, kuitenkin enintään yhden (1) vuoden ajan. Tämä tallennus tehdään manuaalisesti.
  6. Puolustusvoimien ja siviilipalvelukeskuksen VAP-henkilövaraukset  (vapautettu armeijan palveluksesta) säilytetään niin kauan, kun uusi VAP-henkilörekisteri korvaa aikaisemman varauslistan.

Kaikki tiedot poistetaan aineistoa tuhoamalla.

11  Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Vantaan Energia ei siirrä tietoja muihin kuin EU- ja ETA-maihin.

12  Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin keinoin kuten kulkuluvin, koulutuksin, palomuurein ja salasanoin. Tietokantoja pääsevät käsittelemään ainoastaan tehtävään nimetyt henkilöt.

Digitaalisessa muodossa (tietokoneen tai vastaavan kovalevyllä) oleva tietokanta on suojattu salasanalla. Jokaiselle tietokannan käsittelyyn oikeutetulle henkilölle on annettu oma yksilöllinen salasana, jonka käyttöä on mahdollista valvoa.

Tietokantojen käyttäjillä on salassapitovelvollisuus.

13  Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu. Sähköinen tarkastuspyyntö tehdään osoitteessa https://tietopalvelu.vantaanenergia.fi/turvallisuusrekisterilomake

Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona todistamalla rekisteröidyn henkilöllisyys. Vantaan Energia Oy saa periä tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, jos rekisteröity käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa.

Jokaisella on tietosuoja-asetuksen mukainen tarkastusoikeus rekisteripitäjän henkilörekisterissä oleviin itseään koskeviin henkilötietoihin, myös esim. kameravalvonnan yhteydessä tallentuviin tallenteisiin, kuvaan ja ääneen. Rekisterinpitäjälle tulee esittää tarkastusoikeutta koskeva pyyntö, jossa henkilö ilmoittaa paikasta ja ajasta, jolloin kuvaaminen on tapahtunut. Rekisterinpitäjän tulee reagoida tarkastusoikeutta koskevaan pyyntöön yhden (1) kuukauden sisällä. Vain henkilöä itseään koskevat tallenteet voidaan näyttää, mikäli henkilö esiintyy kuvissa.

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus vaatia VE:tä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa henkilötietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Rekisteröidyllä on oikeus myös vaatia tietosuoja-asetuksen mukaista henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä siirtoa toiselle rekisteripitäjälle.

14  Valituksen tekeminen valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittely rikkoo soveltuvaa lainsäädäntöä tai että hänen lakisääteisiä oikeuksiaan on loukattu, hän voi tehdä asiasta valituksen tietosuojavaltuutetulle, jonka yhteystiedot löytyvät seuraavasta osoitteesta: www.tietosuoja.fi.

16.6.2024