Tietosuojaseloste: Vantaan Energia konsernin sidosryhmärekisteri

Tällä tietosuojaselosteella annetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä tietoja rekisteröidylle sekä valvovalle viranomaiselle.

1  Rekisterinpitäjä

Vantaan Energia Oy
Y-tunnus: 0124461-3
Postiosoite: PL 95, 01301 Vantaa
Puhelin: 09 829 01
Verkkopalvelu: www.vantaanenergia.fi

2  Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja yhteystiedot

Rekisteristä vastaava
Thomas Souranto
Postiosoite: PL 95, 01301 Vantaa
Käyntiosoite: Peltolantie 27, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava
Heidi Itkonen
Postiosoite: PL 95, 01301 Vantaa
Käyntiosoite: Peltolantie 27, 01300 Vantaa

Tietosuojakyselyt
https://tietopalvelu.vantaanenergia.fi/tietosuojavastaavalomake

3  Rekisterin nimi

Vantaan Energia konsernin sidosryhmärekisteri.

Rekisterin rekisteröityjä ovat Vantaan Energia konsernin toimittajat, toimittajien työntekijät, Vantaan Energian toimitiloissa asioineet, päättäjät, media, viranomaiset, yhteistyökumppanit ja vaikuttajat. Rekisteröity voi olla yksityishenkilö, yrittäjä tai yhteisö.

4  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Sidosryhmärekisterin sisältämien henkilötietojenkäsittelyn tarkoituksena on Vantaan Energia konsernin liiketoimintaan liittyvien yhteistyösuhteiden ja -tehtävien hoitaminen.

Vantaan Energia noudattaa henkilötietojen käsittelyssä siihen sovellettavaa lainsäädäntöä kuten sähkömarkkina- ja tietosuojalakia sekä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Henkilötietoja voidaan käsitellä sovellettaviin lakeihin sekä viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin liittyvien velvoitteiden noudattamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimus, suostumus, lainsäädännön vaatimus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Oikeutettuja etuja ovat sopimussuhteen osapuolten velvollisuuksien ja oikeuksien toteuttaminen ylläpito,  liiketoimintaan liittyvien yhteistyösuhteiden ja -tehtävien hoitaminen, tuotantoprosessin toiminnan valvominen sekä yritys- ja henkilöturvallisuuden varmistaminen.

5  Rekisterin tietosisältö

Sidosryhmärekisterin yhteydessä voidaan käsitellä seuraavia rekisteröityyn henkilöön liittyviä tietoja:

  • perustiedot rekisteröidystä (kuten nimet, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana);
  • ulkopuolisen työntekijäntiedot (syntymäaika, henkilötunnus, veronumero, työnantajan nimi ja y-tunnus, työmaatunnus, kulkuoikeudet, työnteko-oikeuden perusteet, perehdytys- ja koulutustiedot, työskentelyn aloitus- ja päättymispäivät);
  • yritysten yhteyshenkilöitä koskevat tiedot (kuten tiedot työnantajasta ja rekisteröidyn ammatillisesta asemasta);
  • yhteystiedot (kuten osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite);
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

6  Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti

  • rekisteröidyltä itseltään tai rekisteröidyn työnantajalta. Tiedot syötetään manuualisesti;
  • valvontakameroista

7  Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain vaatimissa puitteissa.

8  Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä Tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tämän jälkeen tiedot poistetaan paitsi, jos lain tai osapuolten sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien mukaan olemme velvollisia säilyttämään tiedot.

Tiedot poistetaan rekisterinpitäjän noudattamien poistoprosessien mukaisesti.

9  Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle henkilötietoja siirrettäessä, käytämme voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisia asianmukaisia suojatoimenpiteitä, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.

10  Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin keinoin kuten kulkuluvin, koulutuksin, palomuurein ja salasanoin.

Rekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu salasanoin, palomuurein ym. teknisin menetelmin. Tietoihin on käyttöoikeus vain Vantaan Energia konsernin palveluksessa olevilla pääkäyttäjällä ja hänen varahenkilöillään sekä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävis-sään. Vantaan Energia edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista tietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.

11  Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu sidosryhmärekisteriin. Sähköinen tarkastuspyyntö tehdään osoitteessa: https://tietopalvelu.vantaanenergia.fi/sidosryhmarekisterilomake

Kirjallinen tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipisteessä, jossa varmistetaan rekisteröidyn henkilöllisyys. Vantaan Energia veloittaa tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, jos rekisteröity käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Kielto-oikeus ei koske asiakkaan tilaamiin palveluihin liittyvää asiakasviestintää ja muuta palveluiden yhteydessä palveluiden tarjoamiseksi tapahtuvaa viestintää. 

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus vaatia Vantaan Energia konsernia oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteröidyllä on oikeus myös vaatia tietosuoja-asetuksen mukaista henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä siirtoa toiselle rekisteripitäjälle.

Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mikäli hänen antamissa tiedoissa tapahtuu muutoksia. 

12  Valituksen tekeminen valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittely rikkoo soveltuvaa lainsäädäntöä tai että hänen lakisääteisiä oikeuksiaan on loukattu, hän voi tehdä asiasta valituksen tietosuojavaltuutetulle, jonka yhteystiedot löytyvät seuraavasta osoitteesta: www.tietosuoja.fi.

16.6.2024