Vantaan Energia Oy:n markkinointi- ja viestintärekisteri
Tällä tietosuojaselosteella annetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä tietoja rekisteröidylle eli Vantaan Energia Oy:n asiakkaille ja potentiaaliselle asiakkaalle sekä valvovalle viranomaiselle siitä, miten ja miksi Vantaan Energia Oy käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja markkinointi- ja viestintätarkoituksia varten.
1 Rekisterinpitäjä
Vantaan Energia Oy
Y-tunnus: 0124461-3
Postiosoite: PL 95, 01301 Vantaa
Verkkosivut: www.vantaanenergia.fi
2 Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja yhteystiedot
Rekisteristä vastaava
Juha Luomala
Vantaan Energia Oy
Postiosoite: PL 95, 01301 Vantaa
Käyntiosoite: Peltolantie 27, 01300 Vantaa
Tietosuojavastaava
Heidi Itkonen
Postiosoite: PL 95, 01301 Vantaa
Käyntiosoite: Peltolantie 27, 01300 Vantaa
tietosuojavastaava@vantaanenergia.fi
Tietosuojakyselyt
https://tietopalvelu.vantaanenergia.fi/tietosuojavastaavalomake
3 Rekisterin nimi
Vantaan Energia Oy:n markkinointi- ja viestintärekisteri (Markkinointi- ja viestintärekisteri)
Markkinointi- ja viestintärekisterin rekisteröityjä ovat Vantaan Energia Oy:n asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat, viestintää tilanneet sekä kilpailuihin osallistuneet.
Potentiaalinen asiakkuus syntyy henkilön ilmaistua kiinnostuksensa Vantaan Energia Oy:n palveluita kohtaan ja antaessaan suostumuksensa suoramarkkinointiin ja viestintään esimerkiksi Vantaan Energia Oy:n kotisivuilla, arvonnoissa, messuilla ja tapahtumissa tai myyntipisteellä.
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Markkinointi- ja viestintärekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Vantaan Energia Oy:n liiketoimintaan liittyvien palveluiden ja tuotteiden tarjoaminen, myyminen ja markkinoiminen sekä olemassa olevien ja tulevien palveluiden ja tuotteiden laadun varmentaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen.
Yllä mainituissa tarkoituksissa henkilötietoja voidaan käsitellä Vantaan Energia Oy:n palveluiden ja tuotteiden käytön analysoimiseksi, tarjoamiseksi, myymiseksi ja kehittämiseksi, rekisteröityjen tunnistamiseksi, tilastointiin, markkinointiviestintään sekä huolellisesti valikoitujen yhteistyökumppaneiden tuotteiden ja palveluiden markkinointiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin sekä viestintään.
Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti Vantaan Energia Oy:n perusteltuun ja oikeutettuun etuun viestiä ja markkinoida palveluitaan liiketoimintansa edistämiseksi ja varmentaa, ylläpitää ja kehittää palveluitaan.
5 Rekisterin tietosisältö
Markkinointi- ja viestintärekisterin osalta voidaan käsitellä seuraavia rekisteröityyn henkilöön liittyviä tietoja:
- perustiedot rekisteröidystä (kuten nimet, osoitetiedot, yrityksen y-tunnus, käyttöpaikkatunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste);
- yritysten yhteyshenkilöitä koskevat tiedot (kuten tiedot työnantajasta ja rekisteröidyn ammatillisesta asemasta);
- yhteystiedot (kuten osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite);
- asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot (kuten Vantaan Energia Oy:n kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot, kontaktitallenteet (kuten puhelu- ja sähköpostitallenteet) sekä markkinointiin liittyvät tiedot;
- palveluihin ja tuotteisiin liittyvät tiedot (kuten rekisteröidyn itse antamat tiedot kiinnostuksen kohteista, evästeet ja niiden käyttöön liittyvät tiedot);
- markkinointikiellot ja -suostumukset (kuten suoramarkkinointikielto, puhelinmarkkinointikielto, sähköisen suoramarkkinoinnin suostumus)
- mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti
- rekisteröidyltä itseltään hänen pyytäessään Vantaan Energia Oy:ltä tarjouksen tai antaessaan suostumuksen tietojen lisäämiseen Vantaan Energia Oy:n Markkinointi- ja viestintärekisteriin;
- Markkinointi- ja viestintärekisterin tietoja voidaan myös kerätä, tallettaa ja päivittää esimerkiksi Väestörekisterikeskuksen ja Suomen Asiakastieto Oy:n rekistereistä.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös viranomaisilta ja muilta kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.
Vantaan Energia Oy tallentaa asiakkailta tulevat sekä asiakkaille soitetut puhelut asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi. Myös Vantaan Energia Oy:n puolesta toimivien yhteistyökumppaneiden puhelut asiakkaille tallennetaan. Puhelutallenteita säilytetään yksi (1) vuosi.
7 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan luovuttaa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön, viranomaisten määräysten sekä toimialajärjestöjen ohjeiden sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisille, muille sähkömarkkinoilla toimiville energiayhtiöille, kiinteistön omistajille ja isännöitsijöille sekä sähkön toimitus- ja myyntisopimuksen osapuolille.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös rekisterinpitäjän huolellisesti valikoimien yhteistyökumppaneiden (esim. ulkoistettu asiakaspalvelu) sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat Markkinointi- ja viestintärekisterissä kuvattuja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia.
Vantaan Energia ei siirrä tietoja muihin kuin EU- ja ETA-maihin.
8 Tietojen säilytysaika
Rekisteröityjen osalta suostumukseen perustuvia asiakastietoja säilytetään, kunnes rekisteröity peruu suostumuksen vastaanottaa suoramarkkinointia tai kieltää suoramarkkinoinnin. Ulkopuolisien rekisterien osalta noudatetaan rekisterinpitäjän ohjeistusta.
Tiedot poistetaan rekisterinpitäjän noudattamien poistoprosessien mukaisesti.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin keinoin kuten kulkuluvin, koulutuksin, palomuurein ja salasanoin.
Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän tai sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy Markkinointi- ja viestintärekisterissä käsiteltäviin henkilötietoihin Vantaan Energia Oy:n myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti. Vantaan Energia Oy huomioi siihen sovellettavan lainsäädännön ja viranomaisten määräykset ja toimialajärjestöjen ohjeet henkilötietojen luottamuksellisen käsittelyn varmistamisesta.
10 Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu Markkinointirekisteriin. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Sähköinen tarkastuspyyntö tehdään osoitteessa:
https://tietopalvelu.vantaanenergia.fi/markkinointi
Kirjallinen tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipisteessä, jossa varmistetaan rekisteröidyn henkilöllisyys.
Vantaan Energia Oy veloittaa tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, jos rekisteröity käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
Oikeus vastustaa suoramarkkinointia
Rekisteröity voi antaa Rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Vastustamisoikeus ei koske asiakkaan tilaamiin palveluihin liittyvää asiakasviestintää ja muuta palveluiden yhteydessä palveluiden tarjoamiseksi tapahtuvaa viestintää.
Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Vantaan Energia Oy:tä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mikäli hänen antamissa tiedoissa tapahtuu muutoksia.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Vantaan Energia Oy:lle.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn ja Vantaan Energia Oy:n välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tiedot itselleen koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
11 Valituksen tekeminen valvovalle tietosuojaviranomaiselle
Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittely rikkoo soveltuvaa lainsäädäntöä tai että hänen lakisääteisiä oikeuksiaan on loukattu, hän voi tehdä asiasta valituksen asianomaiselle tietosuojaviranomaiselle. Suomessa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta valvoo tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta: www.tietosuoja.fi.
12 Tietosuojaselosteen muuttaminen
Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Ajantasaiset tietosuojaselosteet löytyvät verkkosivuiltamme osoitteesta vantaanenergia.fi/tietosuojaseloste.
11.6.2024