Dataskyddsbeskrivning för Vanda Energi Ab:s Anmälningskanal (Whistleblowing)

Genom denna dataskyddsbeskrivning ges information i enlighet med dataskyddslagstiftningen till den registrerade samt till tillsynsmyndigheten.

1 Registeransvarig

Vanda Energi Ab
FO-nummer: 0124461-3
Postadress: PB 95, 01301 Vanda
Telefon: 09 829 01
Webbtjänst: www.vantaanenergia.fi

2 Personer som ansvarar för registerärenden samt kontaktuppgifter

Ansvarig för registret
Vanda Energi Ab
Postadress: PB 95, 01301 Vanda
Besöksadress: Peltolavägen 27, 01300 Vanda

Dataskyddsansvarig
Heidi Itkonen
Postadress: PB 95, 01301 Vanda
Besöksadress: Peltolavägen 27, 01300 Vanda

Förfrågningar om dataskydd
https://tietopalvelu.vantaanenergia.fi/tietosuojavastaavalomake

3 Registrets namn

Anmälningskanal (Whistleblowing)

4 Ändamålet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund för behandlingen

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att behandla anmälningar som kommit in via Anmälningskanalen. Anmälningar kan göras av koncernens personal och externa intressentgrupper. Uppgifterna behandlas vid utredningen av de fall som anmälningarna gäller samt vid behandlingen av eventuella påföljder.

Personuppgifterna behandlas för att fullfölja de lagstadgade skyldigheterna samt på grundval av den personuppgiftsansvariges berättigade intresse.

5 Registrets informationsinnehåll

Registret innehåller uppgifter som lämnats av koncernens personal eller personer från andra intressentgrupper. Sådana uppgifter är bland annat namn, befattning, telefonnummer, e-post, lokaliseringsuppgifter eller andra personuppgifter med anknytning till utredningen, om anmälaren lämnar dessa uppgifter via anmälningskanalen. Också bilagor, bilder och videor kan bifogas till anmälan.

Registrerade i registret är de som gjort en anmälan, de som är föremål för anmälan samt de som behandlar anmälan.

Registret innehåller följande uppgifter om dem som behandlar anmälan: namn, befattning, användar-ID samt logguppgifter.

För behandling av anmälningar har koncernen ett team på några personer som tar emot och behandlar anmälningarna. Beroende på anmälans natur kan antalet personer som behandlar en anmälan utökas i enskilda fall.

6 Regelmässiga uppgiftskällor

Den huvudsakliga uppgiftskällan är anmälningskanalen.

Anmälningar kan göras av anställda inom Vanda Energi-koncernen eller eventuella övriga intressentgrupper så som bl.a. affärspartners till bolagen i Vanda Energi-koncernen eller representanter för dessa.

Den som behandlar anmälan samlar in personuppgifter om anmälaren via anmälningskanalen eller andra kanaler. Under utredningens gång samlas personuppgifter vid behov också in från andra interna system i koncernen. Under utredningen av fallet samlar den personuppgiftsansvarige också in nödvändiga uppgifter från berörda parter i anslutning till anmälan samt från personer och aktörer som har koppling till fallet.

7 Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Om en anonym anmälan kräver närmare utredning och personuppgifter har meddelats i anmälan, kan dessa lämnas ut till de aktörer som organisationen utsett till ansvariga för utredningen.

Personuppgifter lämnas i princip inte ut utanför koncernen. Uppgifter lämnas emellertid ut på det sätt som förutsätts i gällande lagstiftning till polisen vid misstanke om brott samt till exempelvis myndigheterna inom ramen för vad som tillåts och föreskrivs i vid var tid gällande lagstiftning, myndighetsföreskrifter samt branschorganisationernas anvisningar.

8 Lagringstid för uppgifterna

Uppgifterna lagras bara så länge som och i den utsträckning som det är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som specificeras i denna dataskyddsbeskrivning. Därefter raderas uppgifterna, om vi inte är skyldiga att bevara dem enligt lag eller enligt rättigheter och skyldigheter som grundar sig på avtal mellan parterna.

Anmälningar och eventuella personuppgifter i anslutning till anmälan lagras i två år efter att utredningen avslutats. Om fallet leder till domstolsbehandling lagras uppgifterna den tid som behandlingen kräver.

Uppgifterna raderas i enlighet med den personuppgiftsansvariges raderingsprocesser.

9 Översändande av uppgifter till stater utanför EU eller EES

Uppgifter översänds inte till stater utanför EU eller EES.

10 Principer för skydd av registret

Personuppgifterna är skyddade genom i branschen allmänt godtagbara och skäliga metoder så som passerkort, utbildningar, brandväggar och lösenord.

Endast specificerade arbetstagare hos den personuppgiftsansvarige eller hos företag som agerar på dennes uppdrag och för dennes räkning har åtkomst till personuppgifter som behandlas i registret i enlighet med de behörigheter som Vanda Energi Ab beviljat. Vanda Energi Ab beaktar tillämplig lagstiftning och myndighetsföreskrifter samt branschorganisationernas anvisningar för att säkerställa att personuppgifterna behandlas konfidentiellt.

Systemleverantören för den anonyma anmälningskanalen (WhistleB) behandlar personuppgifter i informationssäkra serverlokaler. WhistleB lagrar inte IP-adresser eller andra uppgifter som skulle kunna användas för att identifiera avsändaren av anmälan. Alla rapporter är krypterade och endast särskilt utsedda personer kan avkryptera dem. Åtkomsten till anmälningarna är begränsad och de som behandlar anmälningarna har tystnadsplikt.

11 Den registrerades rättigheter

Den registrerade har enligt den allmänna dataskyddsförordningen rätt att kontrollera vilka uppgifter om honom eller henne som har lagrats i registret. Elektronisk begäran om insyn görs på adressen

https://tietopalvelu.vantaanenergia.fi/tietosuojavastaavalomake.

Den registrerade kan också göra begäran om insyn personligen hos den personuppgiftsansvarige genom att styrka sin identitet. Vanda Energi Ab får ta ut en skälig ersättning för lämnandet av uppgifter om den registrerade utövar sin rätt till insyn oftare än en gång per år.

Den registrerade har enligt den allmänna dataskyddsförordningen rätt att kräva att Vanda Energi Ab rättar, raderar eller kompletterar uppgifter i registret som är felaktiga, onödiga, bristfälliga eller föråldrade med avseende på ändamålet med behandlingen av uppgifter. Den registrerade har under vissa förutsättningar också rätt att begränsa och motsätta sig behandlingen av personuppgifter samt rätt att få information om personuppgiftsincidenter.

12 Anförande av besvär hos tillsynsmyndigheten

Om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter strider mot tillämplig lagstiftning eller att hans eller hennes lagstadgade rättigheter har kränkts, kan han eller hon anföra besvär hos dataombudsmannen, vars kontaktuppgifter finns på följande adress: www.tietosuoja.fi.