Hyvä hallintotapa Vantaan Energia Oy:ssä

Yhtiökokous

Vantaan Energia Oy:n ylin päättävä elin on yhtiökokous. Yhtiökokouksessa yhtiön omistajat, Vantaan kaupunki (omistusosuus yhtiöstä 60 %) ja Helsingin kaupunki (40 %), käyttävät päätösvaltaansa. Yhtiöjärjestyksen mukaan varsinainen yhtiökokous pidetään toukokuun loppuun mennessä hallituksen määräämänä päivänä. Vuonna 2016 varsinainen yhtiökokous pidettiin yhtiön toimitalossa Tikkurilassa 31.3.2016 ja siinä käsiteltiin yhtiöjärjestyksen varsinaiselle yhtiökokoukselle määräämät asiat. Vuonna 2016 ei ollut ylimääräisiä yhtiökokouksia.

Hallitus

Yhtiöjärjestyksen mukaan hallitukseen kuuluu 7–11 jäsentä. Kaikki hallituksen jäsenet valitaan varsinaisessa yhtiökokouksessa kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Yhtiökokous valitsee hallituksen jäsenistä hallituksen puheenjohtajan ja kaksi varapuheenjohtajaa. Hallitus vastaa siitä, että yhtiön hallinto ja toiminta ovat asianmukaisia ja että yhtiötä hoidetaan terveiden liikeperiaatteiden ja vahvistettujen strategioiden mukaisesti. Hallitus vahvistaa yhtiön vuosittaiset toiminta- ja taloussuunnitelmat ja hyväksyy riskienhallinnan periaatteet. Hallitus päättää suurista investoinneista, yritysostoista ja merkittävistä omaisuuden myynneistä. Lisäksi hallitus nimittää ja vapauttaa toimitusjohtajan tehtävästään. Hallituksen jäsenten tehtävänä on edistää yhtiön ja sen kaikkien osakkeenomistajien etua. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan kutsusta. Hallituksen järjestäytymiskokouksessa vahvistettujen pelisääntöjen mukaan hallitus kokoontuu ennakolta päätetyn kokousaikataulun mukaan, pääsääntöisesti kerran kuussa, heinäkuu pois lukien. Satunnaisesti tarvittavat, ylimääräiset hallituksen kokoukset pidetään pääsääntöisesti puhelinkokouksina tai per capsulam -muotoisina.

Hallituksen kokousten esityslistat laatii toimitusjohtaja. Yhtiöjärjestyksen mukaan hallitus on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet sen jäsenistä on läsnä. Hallituksen päätökseksi tulee se mielipide, jota enemmän kuin puolet läsnä olevista on kannattanut tai äänten mennessä tasan se mielipide, johon puheenjohtaja on yhtynyt. Hallituksessa säännöllisesti käsiteltävät asiat ja käsittelyjen sijoittuminen kalenterivuodelle on kuvattu hallituksen vuosikellossa. Hallituksen kokouksissa asioiden esittelijänä toimii yhtiön toimitusjohtaja tai hänen määräämänsä. Vantaan Energian hallitus seuraa kuukausittain kokouksissaan konsernin ja emoyhtiön tuloskehitystä sekä -ennusteita. Riskiseurantaa toteutetaan Vantaan Energian riskienhallintapolitiikan mukaisesti, ja kuukausittain seurataan mm. sähkön markkinahinnan vaihtelua, polttoaineiden hintakehitystä sekä yhtiön sähkön myynnin ja tuotannon suojaustilannetta. Talousriskeistä etenkin maksuvalmiuden kehittyminen ja lainojen korkosuojaukset ovat keskeisiä seurattavia. Yhtiössä noudatetun menettelyn mukaisesti toimitusjohtajan ja toimitusjohtajan suorien alaisten henkilöstöasiat (esimerkiksi palkka, tulostavoitteet ja nimitykset) päätetään hallituksen palkitsemisvaliokunnassa, joka muodostuu hallituksen puheenjohtajistosta. Tehdyt ratkaisut tuodaan hallitukselle tiedoksi. Hallituksella ei ole muita valiokuntia.

Vuonna 2016 hallituksessa oli yhdeksän jäsentä, joista Vantaan kaupunki nimesi viisi ja Helsinki neljä. Keväälle 2017 siirrettyjen kuntavaalien vuoksi nykyisen hallituksen toimikausi päättyy poikkeuksellisesti viimeistään elokuun loppuun mennessä pidettävän ylimääräisen yhtiökokouksen päättyessä, jolloin uusi hallitus on tullut valituksi. Vuoden 2016 aikana hallitus kokoontui 10 kertaa, ja kokouksista 8 kpl pidettiin yhtiön omissa toimipisteissä. Kokousten lisäksi hallitus piti kaksipäiväisen strategiaseminaarin elokuussa. Kaikki hallituksessa vuonna 2016 tehdyt päätökset syntyivät ilman äänestyksiä.

Vuonna 2016 hallitukseen kuuluivat:  Tommi Valtonen, puheenjohtaja (toimitusjohtaja, s. 1964), Janne Pesonen, 1. varapuheenjohtaja (puoluesihteeri, s. 1978), Erkki Vuorenmaa, 2. varapuheenjohtaja (s. 1947), Timo Auvinen (yritystutkija, s. 1955), Jasmin Hamid osakkeenomistajien yksimielisellä päätöksellä 17.5.2016 alkaen (TeM, s. 1984), Marko Karvinen 31.3.2016 alkaen (strategiapäällikkö, s. 1966), Sirpa Kauppinen (ympäristötekniikan M.Sc., s. 1972), Tapio Korhonen 31.3.2016 saakka (OTK, kanslianeuvos, kansliapäällikkö, s. 1949), Paula Lehmuskallio (sairaanhoitaja, s. 1948), Jukka Relander 31.3.2016 saakka (MA, s. 1967), Leena Westlund (DI, s. 1957), Hallituksen sihteerinä toimi toimitusjohtajan assistentti Kaisa Auvinen (s. 1965).

Toimitusjohtaja ja muu johto

Toimitusjohtaja vastaa juoksevasta hallinnosta ja siitä, että kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito järjestetty luotettavalla tavalla. Toimitusjohtaja valmistelee hallituksessa päätettävät asiat ja välittää hallitukselle tiedot merkittävistä yhtiötä koskevista toimenpiteistä ja tapahtumista. Hänen tehtävänään on panna toimeen hallituksen päätökset sekä johtaa ja kehittää liiketoimintaa hallituksen ohjeiden ja määräysten mukaan. Toimitusjohtaja vastaa myös toiminnan jatkuvuuden hallinnasta ja yritysturvallisuudesta sekä resurssien saatavuudesta ja niiden kohdistamisesta. Yhtiön johtoryhmätyöskentelyyn osallistuu toimitusjohtajan lisäksi erityisosaajia yhtiön eri toiminnoista. Toimitusjohtaja kutsuu johtoryhmän koolle ja toimii sen puheenjohtajana. Johtoryhmä kokoontuu pääsääntöisesti kaksi kertaa kuukaudessa ennakkoon päätetyn aikataulun mukaisesti. Konsernin ja emoyhtiön sekä liiketoimintojen tuloskehitystä ja -ennusteita tarkastellaan ja analysoidaan johtoryhmässä kuukausittain. Lisäksi johtoryhmässä käsitellään sisäisten tarkastusten raportit ja niissä esitettyihin palautteisiin liittyvät kehitystoimenpiteet. Toimintaa kehitetään myös tilintarkastushavaintojen perusteella.

Konsernin strategian toteutumista johtoryhmässä seurataan kolmesti vuodessa, jolloin tarkastellaan strategisten mittareiden kehittymistä sekä riskienhallinnan tilannetta. Konsernin työturvallisuuden kehittymistä johtoryhmä seuraa neljännesvuosittain. Lisäksi johtoryhmä kokoontuu projektihallinnan teemakokouksiin, joissa tarkastellaan konsernin kehityshankesalkkua, päätetään merkittävien uusien hankkeiden käynnistämisestä ja seurataan jo käynnissä olevien tilannetta. Projektihallinnan johtoryhmäkokouksiin osallistuu vakiojäsenenä myös tietohallintopäällikkö.

Johtoryhmä kokoontuu myös yritysturvallisuuden teemakokouksiin, joihin osallistuvat vakiojäseninä myös tietohallintopäällikkö, kiinteistöpäällikkö sekä yritysturvallisuuspäällikkö. Viimeksi mainittu toimii asioiden esittelijänä kokouksissa. Yritysturvallisuuden johtoryhmä vastaa konsernin yritysturvallisuuden ohjaamisesta, tavoitteista sekä toimintasuunnitelmista. Konsernin avoimet ympäristövastuut katselmoidaan johtoryhmässä vuosittain tilinpäätökseen liittyen tammikuussa ja keväällä kokoonnutaan ympäristöjärjestelmän mukaiseen johdon katselmukseen. Vuonna 2016 järjestettiin myös yksipäiväinen kehitys-/visiotarkastelu toukokuussa sekä talousvision teemapäivä kesäkuussa, joihin molempiin osallistui johtoryhmän lisäksi erikseen nimettyjä avainhenkilöitä organisaation eri yksiköistä. Tytäryhtiö Vantaan Energia Sähköverkot Oy:n toimitusjohtaja ei ole emoyhtiön johtoryhmän jäsen, mutta hän voi halutessaan olla läsnä johtoryhmän kokoontumisissa. Henkilöstön edustus hallinnossa toteutuu Vantaan Energia Oy:n johtoryhmässä, jossa henkilöstöllä on yksi edustaja.

Vuonna 2016 johtoryhmään kuuluivat: Pertti Laukkanen (toimitusjohtaja, teollisuusneuvos, s. 1955, konsernissa 2005–), Marko Ahl (tuotantojohtaja, s. 1969, konsernissa 2003–), Vesa Hynninen (kehitysjohtaja, s. 1967, konsernissa 1991–), Matti Virta (henkilöstön edustaja, vuoropäällikkö, s. 1961, konsernissa 1987–), Mervi Suorsa (viestintä- ja henkilöstöjohtaja, s. 1968, konsernissa 2006–), Ilkka Reko (myyntijohtaja, s. 1960, konsernissa 1991–), Maija Siikilä (talous- ja hallintojohtaja, s. 1958, konsernissa 2005–), Markku Vartia (energiajohtaja, s. 1965, konsernissa 2000–).  Johtoryhmän sihteerinä toimi toimitusjohtajan assistentti Kaisa Auvinen (s. 1965, konsernissa 2005–).

Palkkiot

Vuonna 2016 hallituksen puheenjohtajan vuosipalkkio oli 5 200 euroa, hallituksen varapuheenjohtajien 3 500 euroa ja hallituksen jäsenten 3 100 euroa. Kokouspalkkioina maksettiin puheenjohtajalle 250 euroa ja jäsenille 200 euroa jokaiselta kokoukselta, johon he osallistuivat. Hallitukselle maksettiin vuonna 2016 palkkioita yhteensä 48.841,67 euroa (vuonna 2015 yhteensä 54.199,99 euroa). Hallituksen jäsenet eivät saaneet yhtiöltä eläke-etuja. Vuonna 2016 toimitusjohtajan ja johtoryhmän jäsenten yhteenlasketut palkkiot, mukaan lukien palkka, luontoisedut ja tulospalkkio, olivat yhteensä 1.014.048,38 euroa (1.048.201,85 euroa). Konsernissa ei ole käytössä optiojärjestelmää.